Top 3 de bonnes raisons d’externaliser la gestion de la paie
Élément incontournable de la relation employeur-salarié, la gestion de la paie se trouve au cœur de la gestion administrative du personnel. Elle permet de rémunérer les employés en contrepartie du travail qu’ils ont fait, et de prendre en charge toutes les obligations administratives liées au fait d’embaucher des salariés.
C’est une opération fastidieuse et chronophage. C’est pourquoi de nombreuses entreprises décident de la sous-traiter. Contrairement à ce que certains dirigeants pourraient croire, l’externalisation de la gestion de la paie n’est pas uniquement l’affaire des multinationales. Cette solution profite à toute entreprise, peu importe sa taille et son secteur d’activité. Les preuves en 3 points.
Pour se concentrer sur son cœur de métier
La gestion de la paie ne se résume pas à l’établissement des bulletins de paie. Elle implique de nombreuses tâches complexes et chronophages.
Pour arriver à l’élaboration du bulletin de paie, la gestion de la paie en entreprise comporte diverses tâches. Il faut notamment rassembler toutes les données nécessaires, comme :
∙ la définition de la rémunération ;
∙ les différentes charges, cotisations et contributions associées à la paie ;
∙ les éventuelles absences de l’employé ;
∙ les congés payés ;
∙ la RTT (Réduction du temps de travail) ;
∙ les heures supplémentaires.
De même, divers documents sont inhérents à la délivrance d’une fiche de paie, comme la DSN (Déclaration sociale nominative) et la DUE (Déclaration unique d’embauche).
L’ensemble de ces opérations à réaliser et règles encadrant la paie est destiné à transmettre un certain nombre de renseignements aux administrations compétentes. Il permet à ces organismes de vérifier la conformité de l’entreprise, de contrôler ses activités et de déterminer les charges qu’elle doit payer.
Toutes ces tâches sont chronophages. Ainsi, les externaliser permet au responsable de RH, ou Ressources humaines, de se concentrer sur son cœur de métier, à savoir la gestion du capital humain. De ce fait, il pourra accorder plus de temps et plus d’attention aux besoins et aux demandes des salariés. De quoi les motiver et les fidéliser davantage, et par conséquent booster leur productivité.
Pour se conformer à la loi du Code de travail
La gestion de paie est encadrée strictement par la loi. D’autant plus qu’en France, le système de paie s’avère relativement complexe. Les nombreuses lignes figurant dans la fiche de paie en sont la preuve.
La paie doit notamment se conformer à un certain nombre de règles à la fois conventionnelles et légales. Toutefois, elle est souvent soumise aux évolutions de la réglementation. Vous devez donc assurer une veille légale pour garantir la « conformité-paie ». Il faut également prendre en considération les conventions collectives de chaque secteur d’activité, qui peuvent affecter le mode de calcul et les conditions de rémunération.
Pourtant, les erreurs commises lors de l’établissement de la paie peuvent entraîner :
∙ un contentieux prud’homal en cas de conflit avec un employé ;
∙ une perte de temps en cas de correction rétroactive ;
∙ des sanctions (administratives, financières, voire pénales) en cas de contrôle URSSAF (Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales).
Par ailleurs, une simple faute de saisie d’éléments variables peut occasionner une erreur en chaîne jusqu’à la DSN.
Pour éviter le risque d’erreur, il est préférable de sous-traiter votre paie en le confiant à un expert du secteur qui garantit une meilleure interprétation de nouvelles réglementations. De quoi assurer un respect strict des normes en vigueur.
Pour une meilleure maîtrise des coûts
Certes, l’externalisation de la gestion de la paie a un coût. C’est d’ailleurs l’une des raisons pour lesquelles certaines entreprises refusent d’opter pour cette solution. Pourtant, l’internalisation de cette tâche, que ce soit grâce au gestionnaire de paie ou via un logiciel de gestion de paie en ligne, n’est pas non plus gratuite. Bien au contraire, cela entraîne des frais plus importants que ceux engendrés par la sous-traitance.
En effet, pour évaluer le coût de la gestion de la paie, de nombreux éléments entrent en ligne de compte. Il faut prendre en considération :
∙ les frais liés au recrutement d’un personnel qualifié ;
∙ les coûts des éventuelles formations ;
∙ le coût de la solution informatique utilisée (logiciel de gestion de la paie) ;
∙ le coût engendré par les éventuelles infractions ou pénalités financières.
Compte tenu de tous ces éléments, l’externalisation de la gestion de la paie est une solution intéressante et rentable. Elle vous permet de réaliser des économies allant de 20 % à 30 % selon la taille de votre entreprise.
À qui confier la gestion de la paie ?
Puisque la gestion de la paie a trait à la fois à la gestion RH et à la comptabilité, l’idéal est de la confier à un expert-comptable. Pour cela, vous pouvez faire appel au cabinet comptable Île-de-France. Ce professionnel s’occupe, entre autres :
∙ de l’édition des bulletins de paie,
∙ du calcul des charges sociales,
∙ de la réalisation des déclarations annuelles,
∙ de la gestion de l’arrivée d’un collaborateur sous le prisme de la comptabilité,
∙ d’éventuelles modifications du contrat.
Par ailleurs, si vous souhaitez n’avoir qu’un seul prestataire, vous pouvez confier votre paie et votre comptabilité à un même expert-comptable.