Tout savoir sur les factures électroniques

Depuis quelques années, la digitalisation de toutes ou presque entreprises a été mise en marche. Grâce à elle, des évolutions réglementaires ont rendu la facture électronique obligatoire pour certaines structures. À vrai dire, depuis le début du mois de janvier 2020, la facturation électronique était obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA dans leurs échanges avec l’État ainsi que les collectivités, qu’elles soient des grandes entreprises, PME, TPE.

En fait, la facturation électronique s’agit d’un outil permettant de simplifier les rapports entre fournisseurs et clients.

Découvrez les principales choses à connaître sur la facturation électronique.

C’est quoi une facture électronique ?

Les factures électroniques sont des factures émises, transmises, reçues et conservées dans un format électronique, en suivant les conditions légales mises en vigueur, qui permettent son traitement de façon automatique.

Comme les factures en papier, les factures électroniques doivent également contenir toutes les mentions obligatoires d’une facture, à savoir :

• Date, numéro de facture
• Identités de l’émetteur et du destinataire
• Désignation du produit ou service facturé
• Quantité
• Numéro et taux TVA
• Date de la vente ou de prestation
• Montant HT et TTC

Quand dit-on qu’une facture électronique est valide ?

Une facture électronique est valide aux yeux de la loi seulement lorsque l’authenticité de son origine, l’intégrité de son contenu sont garanties, soit par :

• Le biais d’une signature électronique
• La mise en place d’un ou plusieurs contrôles qui établissent une piste d’audit fiable entre la facture et la livraison de bien ou la prestation de services
• Sous la forme d’un message structuré selon une norme sécurisée accordée entre les parties qui permet une lecture par ordinateur.

N’oubliez pas que la valeur juridique d’un document écrit sous forme électronique est reconnue comme une preuve par la loi 2000-23 du 13 mars 2000.

Une facture électronique doit être conservée pendant 6 ans pour le droit fiscal et 10 ans pour le droit commercial.

Qui est concerné par la facturation électronique ?

D’après le décret du 18 juillet 2019, les concernés sont :

• Les titulaires de marchés publics ainsi que leurs sous-traitants
• Les acheteurs et autorités destinataires qui sont soumis au code de la commande publique
• Les propriétaires de contrat de concession
• Les PME ou petites et moyennes entreprises étaient également dans l’obligation de transmettre leurs factures par voie électronique pour les marchés publics depuis janvier 2019.

Voici les différents modes de facturation électronique 

Il existe différents modes de facturation électronique, à savoir :

• Le PDF

Bien que ce format soit facile à mettre en place et ergonomique, notamment pour les entrepreneurs, elle ne sera plus acceptée d’un point de vue réglementaire.

• La facture mixte

Elle est aussi connue sous le nom de « hybrid invoice ». Elle est composée d’une face PDF lisible par tous et d’une face structurée destinée aux logiciels traitant son contenu de manière automatisée.

• L’EDI ou Electronic Data Interchange ou Échange de Données Informatiques

Cette facture se décline sous de nombreux formats qui répondent chacun à des normes différentes pour s’adapter aux besoins de chaque industrie. Toutefois, la lecture de ce type de facture requiert l’utilisation d’un traducteur.

Quels sont les avantages d’une facturation électronique ?

Les factures électroniques ont été mises en place dans l’objectif de faciliter le quotidien de tous les utilisateurs. Ainsi, elles permettent de :

• Gagner en productivité
• Réduire le risque d’erreur ou d’omission sur la facture
• Rendre leur activité lisible en continu
• Faciliter la déclaration de TVA
• Lutter contre la fraude à la TVA

Ce type de facture apporte également un certain nombre d’avantages aux utilisateurs par rapport à la facture papier. En fait, elle est :

• Une expédition plus rapide
• Moins coûteux
• Sécurise la comptabilité grâce à une meilleure traçabilité des données de facturation